1.电子邮件的开头必须用大写字母。如果是给上级发邮件，一定要用尊称，比如:尊敬的王先生或者直接用王先生就好；如果是给很多领导发邮件，要用:尊重领导；如果是给同行写邮件，可以直接用他们的名(最好不用全名，用名代替姓)，比如:建林、花藤。可以拉近关系，让人感觉不那么拘谨。
2.电子邮件正文中的问候
首先，你应该在正文的开头使用问候语。如果是给上级发邮件，应该用:你好或者看到信；如果是加文社百科给同级发邮件，可以直接用:问候如“好信，你好”。
3.电子邮件的正文。
这是写邮件最重要的。在邮件中，你必须清楚地描述你想要传达什么，什么时候，什么事件，以及如何去做。另外，重要的词可以加粗、加黑、突出显示。
4.邮件的签名
确保邮件末尾有签名，让邮件看起来正式一些。签名应包括部门、姓名、即时通讯工具号码、座机号码、手机号码和邮箱。
5.关于邮件的抄送
有一栏用于向收件人发送电子邮件的副本。你应该填写与邮件中要表达的事件相关的人的电子邮件地址，让他们知道这件事。另外，你还应该送一份给你的上级领导，让他知道你做了什么，你做了什么进了文佳百科全书。